Проблемите и решенията около Наредба Н-18

За една година и половина, промените в Наредба Н-18 за отчитането на продажби чрез фискални апарати претърпяха серия от промени и двукратно отлагане на момента на влизане в сила. Поредният (или последен) срок е 31 януари 2020 г., а освен ако наредбата не се преразгледа отново, всички търговци, които използват софтуер за управление на продажбите, ще трябва да приведат бизнеса си в съответствие с новите изисквания.

Целта на Министерството на финансите и НАП е да се намали дела на сивата икономика и да се сложи край на нелоялните търговски практики. Въпреки това много от официалните браншови организации на малкия бизнес протестират от самото начало заради множество противоречиви изисквания и заплахи за строги санкции при минимално неизпълнение на условията - включително затваряне на търговски обекти.

Екипът на Superhosting.bg е разработил разяснение на проблемите за онлайн-търговците с новите текстове в Наредба Н-18, възможните решения и препоръки за действие след влизането им в сила. Авторите подчертават, че информацията в тази статия при някои случаи е обект на тълкуване, което, от своя страна, може да бъде интерпретирано по различни начини, затова препоръчват всички въпроси по тълкуването на Наредба Н-18 да се отправят към НАП.

Докъде се простира обхватът на Наредба Н-18?

От края на миналата година (2018) са в сила промени в Наредба Н-18 и Закона за ДДС, които засягат значително електронните магазини. Наредба Н-18 се отнася основно до данъчното отчитане (фискализиране) на плащанията в търговски обекти, извършени:

• в брой;
• с банкови карти (включително и при неприсъствено плащане с банкова карта);
• чрез използване на платежна система.

Важно: Банковите плащания не са засегнати от наредбата.

Основните промени, които касаят електронните търговци, са три:

• Регистрация на електронните магазини, попадащи в обхвата на Наредба Н-18, в сайта на НАП.
• Въвеждане на понятието СУПТО - софтуер за управление на продажбите в търговски обект. Тези системи подлежат на регистрационно-лицензионен режим в НАП и трябва да отговарят на много технически и организационни изисквания. До голяма степен СУПТО режимът не е съобразен с електронната търговия поради необходимостта от автоматично издаване на касова бележка при плащане от страна на клиента. Това налага постоянна връзка с фискално устройство (касов апарат или фискален принтер) към електронния магазин.
• Въвеждане на електронна касова бележка - електронните търговци имат право да изпратят касова бележка на клиента по имейл, а не само на хартия. Тази бележка обаче отново се генерира от фискално устройство и трябва да съдържа всички атрибути на нормалната касова бележка. Към момента на подготовката на пазара има само едно устройство, което поддържа електронни касови бележки. С последните предложени промени в Наредба Н-18 за премахване на необходимостта от поддръжка на касова книга и хартиени нулиращи отчети, се очаква още производители да предложат повече такива устройства.

Какви са основните изисквания към СУПТО:

• генериране на УНП (уникален номер на продажба) възможно най-рано в процеса на продажбата. УНП се генерира чрез използване на фискално устройство;
• поддържане на задължителен набор от справки, подробно описани в наредбата;
• създаване на одиторски профил, чрез който НАП могат да извършват по-лесно проверки;
• потребителски интерфейс на български език и др.

Какви са предизвикателствата пред търговците по отношение на СУПТО?

Нека разгледаме какви подводни камъни крият промените за родната онлайн търговия.

Налага се постоянна връзка с фискалното устройство

Фискалните устройства обикновено стоят в търговските обекти. А сайтовете на търговците работят от дейта център. Това означава, че е необходимо да се осигури непрекъсваема надеждна връзка между сайта и фискалното устройство. Докато в центровете за данни има резервирано електрическо захранване, резервиран интернет и физическа охрана, много рядко в търговските обекти или офисите на фирмите това е налично.

Стига се до следното: Дори и да намерите софтуер за електронен магазин, който е СУПТО (а такива реално не са налични), рискувате онлайн магазинът Ви да „пада“ всеки път, когато нямате ток или интернет в офиса.

Обвързване с функционирането на апарата

Липсата на устройства, издаващи електронни касови бележки, води до необходимостта да сменяте хартиената лента на касовия апарат, когато тя свърши. И тъй като имате електронен магазин, който обикновено работи 24/7, Вие никога не знаете кога ще свърши лентата. Също така, ще се наложи да нулирате фискалното устройство всеки ден. Това води до необходимостта да имате служител, който да посещава офиса и в почивни дни, за да извършва тази процедура.

Зависимост от държавните институции (НАП)

Всяка промяна в СУПТО предстои да се декларира в НАП, преди да може да се ползва. Докато при класическия търговски обект само няколко служители на фирмата работят със СУПТО, с електронния магазин работят всичките му клиенти. А това включва и злонамерени лица. Ако във Вашия софтуер за електронни магазини, който е СУПТО, бъде открит пропуск в сигурността, този пропуск ще остане отворен в продължение на седмици и месеци, докато новата версия на СУПТО се пререгистрира в НАП. Това води до риск в сигурността на клиентските данни и дори може да попаднете под ударите на GDPR.

Какви са вариантите за българските търговци?

Собствениците на електронни магазини могат да реагират на промените в наредбата по няколко начина.

#1 Първи вариант

Първият вариант е да излязат извън нейния обхват, като по този начин няма да е необходимо да използват СУПТО. За целта, те трябва да се откажат от стандартния наложен платеж и да започнат да използват пощенски паричен превод. Също така е необходимо да спрат електронните плащания на сайта си. Могат да продължат да използват банков превод. 
Поради специфичната регистрация в БНБ на ePay.bg и свързаното с тях Easypay, ако като търговец използвате тези платежни методи, може също да останете извън обхвата на наредбата. Особеност тук е, че можете да използвате само микросметка, но не и плащания с виртуален POS терминал.

Множество онлайн търговци имат физически обект за продажба заедно с електронния си магазин. В този случай, за да може електронният им магазин да остане извън обхвата на наредбата, ще е необходимо те да регистрират друга фирма на друг физически адрес, различен от този на търговския им обект. Това води до усложняване на счетоводството. Въпреки това, е работещо и законно решение за много търговци.

#2 Втори вариант

Тази опция се свежда до използване на СУПТО съвместим софтуер и фискално устройство. Тъй като на пазара почти няма такива софтуери, задачата е трудна - дори невъзможна. Има вариант търговците да представят собствения си софтуер като СУПТО. Това на теория е възможно, но изисква значителни инвестиции. 90% от електронните магазини в България използват системи с отворен код като WooCommerce, OpenCart, Magento, PrestaShop. Това означава, че всеки собственик на електронен магазин трябва да го регистрира като СУПТО в НАП и след като мине регистрацията да започне да го използва. Дори и да извърши тези действия, рисковете от използване на СУПТО от електронните търговци остават. Засега срокът за въвеждане на СУПТО съвместим софтуер е до 30.09.2019.

#3 Трети вариант

Той е близък до втория. При него обаче електронният търговец използва СУПТО чрез т.н. „импортер“. В този случай УНП се присвоява в момента на импортирането. Засега обаче няма СУПТО с „импортери“ и не е ясно кога ще бъдат налични. Не е ясно и каква ще бъде политиката на НАП спрямо тях.

В момента текат различни разговори и заседания на работни групи в НАП. В близкото бъдеще се очаква да бъде облекчен режимът за приемане на неприсъствени плащания с карти и други платежни системи. Тези плащания може би ще излязат от пълния обхват на Наредба Н-18 и за тях няма да се изисква СУПТО съвместим софтуер. Работи се и в посока на така наречената софтуерна фискализация. При нея няма да е необходимо хардуерно фискално устройство, като плащанията, за които е необходима фискализация и генерирането на УНП, ще могат да бъдат докладвани директно през уеб услуга или директно на НАП, или чрез посредник. Софтуерната фискализация обаче е обвързана с използването на СУПТО.

Посочените потенциални промени предстои да бъдат обнародвани. Засега са с неясен обхват и са само ориентировъчни срокове за реализация.

Пълният текст на статията можете да видите в блога на Суперхостинг.бг